GUIDA ON LINE ALL'USO DI GOICO

IL GIORNALE CONTABILE

Il GIORNALE CONTABILE è il documento sul quale devono essere riportati i movimenti contabili in termini economici e/o finanziari del condominio.

Nel caso della procedura GOICO è il foglio EXCEL "iGIORNALE"

Si premettono alcune definizioni di termini usati nella procedura:

1. OPERAZIONE CONTABILE      : Operazione di gestione del condominio che comporta movimenti economici e/o finanziari.
2. REGISTRAZIONE CONTABILE : Annotazione dell'operazione contabile sul registro contabile; può occupare più righe.
3. SCRITTURA CONTABILE        : Riga del giornale relativa ad una registrazione contabile.

Una riga del giornale è costituita da una riga del foglio EXCEL che riporta dati relativi alla scrittura suddivisi in 14 celle di altrettante colonne intestate.

Le intestazioni indicano e suggeriscono i dati da inserire.

Una scrittura contabile è valida se tutti i dati relativi al tipo di scrittura sono stati inserite nelle celle della riga del GIORNALE.

Alcuni dati, però, possono essere solo descrittivi e non essendo utilizzati dalla procedura possono essere omessi.

I dati che possono essere omessi sono l'indicazione della pezza giustificativa e, solo in alcuni casi, la descrizione dell'operazione.

Nello scrivere i dati delle scritture contabili sul GIORNALE occorre rispettare regole ben precise, come illustrate in seguito.

Una operazione contabile dà luogo normalmente ad una registrazione contabile, caratterizzata da un codice di Registrazione (colonna 1 dello prospetto) ed una riga di dati sul registro.

A volte una sola riga non basta a caratterizzare la registrazione, come nel caso in cui l'operazione movimenta più conti. In questi casi si avranno più scritture contabili in numero uguale ai conti movimentati, ma tutte con uno stesso codice di registrazione.

Le scritture di una registrazione possono essere anche superiori al numero di conti movimentati, ma in questo caso la scrittura sul giornale di una riga che non movimenta un conto e non da luogo a spostamenti di liquidità, è considerata dalla procedura un semplice commento.

Le colonne del GIORNALE ed il loro contenuto:

Colonna A : riportare il codice di registrazione. Normalmente è un numero progressivo per le operazioni in corso di esercizio. Lo stesso codice di registrazione si ripete per tutte le scritture relative ad una unica registrazione.

Colonna B : riportare il giorno in cui è stata eseguita l'operazione.

Colonna C : riportare il mese in cui è stata eseguita l'operazione

Colonna D : riportare l'anno in cui è stata eseguita l'operazione

Colonna E : riportare una sintetica descrizione della scrittura in formato libero e/o la STRINGA INFORMATIVA della stessa, se richiesta dal codice di conto associato.

Colonna F : riportare l'importo che movimenta la cassa in entrata

Colonna G : riportare l'importo che movimenta la cassa in uscita

Colonna H : la procedura riporta automaticamente il saldo di cassa

Colonna I : riportare l'importo che movimenta il conto corrente in entrata

Colonna J : riportare l'importo che movimenta il conto corrente in uscita

Colonna K : la procedura riporta automaticamente il saldo di conto corrente

Colonna L : riportare il codice del conto movimentato

Colonna M: riportare direttamente l'importo movimentato o una formula che lo individua. Una formula molto semplice ma utile in moltissimi casi è riportata in M4.

Colonna N : indicazione della pezza giustificativa. Il formato è libero potrebbe essere il numero assegnato alla pezza nella raccolta delle stesse.

Per ogni scrittura contabile è bene riportare una STRINGA DESCRITTIVA dell'operazione in colonna E, ma per alcuni codici di conto è necessario farlo.

In questi casi la stringa descrittiva è detta STRINGA INFORMATIVA.

Le stringhe descrittive sono una indicazione dell'operazione e non sono soggette ad alcuna regola.

Come tali non sono oggetto di analisi da parte della procedura, mentre le stringhe informative sono analizzate dalla procedura al fine di trarne dati da elaborare.

I codici di conto che richiedono la stringa informativa sono C.02.XX.YY, D.02.XX.YY, D.03.XX.YY, H.PXX.YY, H.RXX.YY, Q.01.XX, Q.02.XXx, Q.03.XX.

Una stringa informativa è facilmente individuabile dal fatto che si presenta suddivisa in campi separati dal delimitatore #.

La stringa informativa deve essere scritta rispettando determinate regole che variano con il codice di conto che la richiede. Tali modalità sono indicate nel seguito.

STRINGA INFORMATIVA ORIGINE CREDITO

La stringa è costituita da 5 campi (necessaria per i codici conti: C.02.XX.YY):

campo 1 : libero si suggerisce il nome del debitore

campo 2 : causale del credito

campo 3 : codice del credito

campo 4 : codice del debitore

campo 5 : data in cui si è originato il credito

Esempio : da Pippo #pagamento errato#04#T-02#14-01-2022

STRINGA INFORMATIVA FINE CREDITO

La stringa è costituita da 2 campi (necessaria per i codici conti: C.02.XX.YY):

campo 1 : libero si suggerisce il nome del debitore

campo 2 : codice del credito

Esempio : Pippo ha estinto il debito#04

STRINGA INFORMATIVA ORIGINE DEBITO

La stringa è costituita da 5 campi (necessaria per i codici conti: D.02.XX.YY e D.03.XX.YY):

campo 1 : libero si suggerisce il nome del creditore

campo 2 : causale del debito

campo 3 : codice del debito

campo 4 : codice del creditore

campo 5 : data in cui si è originato il debito

Esempio : v/s Pippo #fattura 01/2022#12#F-04#12-01-2022

STRINGA INFORMATIVA INCASSO DA CONDOMINO

La stringa è costituita da 2 campi (necessaria per i codici conti: Q.01.XX, Q.02.XX, Q.03.XX):

campo 1 : libero si suggerisce il nome del condomino

campo 2 : causale dell'incasso

Esempio: Pippo Pippo # Versamento in contante in conto quota 2022 (ric.03/2022)

STRINGA INFORMATIVA SCRITTURA FISCALE

La stringa è costituita da 5 campi (necessaria per i codici conti: H.PXX.YY, H.RXX.YY):

campo 1 : Codice del fornitore, da iFORNITORI

campo 2 : Carattere F o R per indicare che il documento è una fattura o una ricevuta

campo 3 : Stringa che il fornitore ha assegnato al documento(normalmente un numero/anno)

campo 4 : Stringa della data della fattura

campo 5 : Stringa del pagamento (00 - saldo fattura / 0n - numero dell'acconto sul totale fattura)

Esempio: F-03 # F # 07/2018 # 23-02-2018 # 00

LE SCRITTURE

Il Giornale in GOICO presenta sempre due parti, che devono essere sempre presenti anche se i dati sono nulli

Le due parti sono:

1. SCRITTURE DI APERTURA ESERCIZIO.
2. SCRITTURE IN CORSO DI ESERCIZIO.

SCRITTURE DI APERTURA ESERCIZIO

Le scritture riportano i dati di chiusura del rendiconto dell'esercizio precedente.

Costituiscono la registrazione n. 0 ed hanno come giorno 0 e mese 0 e l'anno quello dell'esercizio corrente

Queste scritture devono essere scritte manualmente nel caso di nuovo condominio e nuovo esercizio, mentre sono scritte automaticamente dalla procedura nel caso il precedente esercizio era stato rendicontato sempre con GOICO

Per esempi di scritture di questo tipo si rimanda a quanto riportato al foglio 'iGuidaScrittureContabili' della procedura GOICO.

SCRITTURE IN CORSO D'ESERCIZIO

Per esempi di scritture di questo tipo si rimanda a quanto riportato al foglio 'iGuidaScrittureContabili' della procedura GOICO.