GUIDA ON LINE ALL'USO DI GOICO

LA PROCEDURA GOICO

La procedura GOICO è un applicazione informatica utilizzabile nella gestione dei condomini.

È di aiuto nell' attività di amministrazione condominiale, elaborando e producendo molti dei documenti, cartacei e/o digitali, normalmente utilizzati dall'amministratore nell'espletamento del mandato.

Tali documenti riguardano aspetti

Contabili
Fiscali
Informativi

La procedura è costituita da un file EXCEL (o cartella di lavoro EXCEL) e quindi necessita che sul computer sia presente l'applicativo Excel per poter essere eseguita.

Il file ha estensione .XLSM, e questo indica chiaramente che la cartella di lavoro che costituisce l'applicazione contiene oltre agli usuali fogli suddivisi in celle che possono contenere dati e formule di funzioni standard di EXCEL, anche maschere di interfacciamento della procedura con l'utilizzatore (o USERFORM) e, soprattutto, macro, ovvero funzioni aggiuntive scritte in Visual Basic for Application (VBA) che permettono all'applicazione di fornire quanto richiesto.

La procedura è utilizzabile per gestire un solo condominio e per un particolare esercizio contabile dello stesso: binomio condominio-esercizio.

Se la si vuole utilizzare per più condomini-esercizi, è possibile operare in due modi:

Fare più copie della procedura una per ogni condominio-esercizio da gestire.(È la via consigliata)
Esportate di volta in volta il condominio-esercizio gestito e importare il condominio-esercizio da gestire.

La procedura è sviluppata e manutenuta usando EXCEL 365, sotto Sistema Operativo WINDOWS 11 a 64 bit.

Non se ne assicura il corretto funzionamento con altre versioni del sistema operativo WINDOWS e di EXCEL né con altri programmi per l'utilizzo di fogli di calcolo.

Per prospetto o riquadro intendiamo un intervallo di celle di un foglio EXCEL facilmente individuabile in quanto bordato da linee o con celle aventi colori di sfondo diversi dal colore grigio scuro che è il normale colore di sfondo delle celle non utilizzate dalla procedura.

Ogni operazione che la procedura è in grado di compiere è detta, dal punto di vista informatico, funzione.

Per far eseguire alla procedura una funzione occorre cliccare con il mouse sui particolari oggetti grafici, detti pulsanti, del foglio con etichetta "MENÙ".

Se la funzione scopre e visualizza altri fogli della procedura e il focus rimane attivo su uno dei fogli scoperti, per richiamare altre funzioni occorre ritornare al foglio "MENÙ" cliccando sulla etichetta, sempre visibile in basso, che riporta il nome del foglio: "MENÙ".

Cosi facendo, la procedura nasconde tutti gli altri fogli e lascia visibile il solo foglio MENÙ, dal quale è possibile avviare altre funzioni.

Le funzioni associate ai pulsanti possono essere di

Semplice visualizzazione di fogli EXCEL contenuti nel file della procedura nei cui riquadri l'utilizzatore può, eventualmente, immettere nuovi dati e/o variare quelli esistenti.
Elaborazione di dati memorizzati su fogli della procedura e visualizzazione di altri fogli riportanti in appositi prospetti i risultati di tali elaborazioni.
Elaborazione di dati memorizzati su fogli della procedura, creazione di cartelle EXCEL riportanti i risultati di tali elaborazioni, apertura e visualizzazione di tali cartelle.
Elaborazione di dati memorizzati su fogli della procedura, creazioni di file PDF riportanti i risultati di tali elaborazioni, apertura e visualizzazione di tali file.
Visualizzazione di fogli EXCEL in cui l'utilizzatore può immettere e/o variare i dati presenti e far eseguire delle elaborazioni sui dati contenuti nei prospetti del foglio lanciando le funzioni associati a pulsanti dello stesso foglio.

Come per ogni procedura informatica, occorre dapprima fornire alla stessa i dati da processare per produrre i risultati.

Per fare questo l'utilizzatore deve scrivere i valori dei dati da fornire (testi, numeri, date, ecc.) nelle apposite celle dei fogli della procedura destinati a tale scopo, sono i cosiddetti fogli di INPUT DATI. Normalmente questi fogli hanno un nome o etichetta che inizia con la i minuscola.

IMPORTANTI AVVERTENZE DI UTILIZZO

Nel fornire i dati occorre rispettare le seguenti regole generali:

L'utilizzatore della procedura può variare solo i dati delle celle con sfondo bianco, non deve mai variare i valori delle celle con sfondo in altri colori.

Naturalmente è possibile lasciare molte celle vuote, perché non tutti i dati sono necessari al corretto funzionamento della procedura.

I dati necessari, ovvero senza i quali la procedura potrebbe entrare in errore o non dare risultati attendibili, sono indicati e riportati con carattere di colore rosso scuro.

Non è mai consentito cambiare la struttura dei dati (la posizione delle celle, il tipo di dati contenuti, ecc.), perché le modifiche apportate dall'utilizzatore alla struttura dei dati non si riflettono automaticamente sul codice VBA che la procedura esegue per operare.

Si fa notare che la posizione delle celle varia anche solo inserendo nuovi righi o nuove colonne nei prospetti visualizzati ed allo stesso modo eliminando in essi celle, righi o colonne.

IL FOGLIO MENÙ

Il foglio MENÙ presenta quattro riquadri, individuati da bordi a doppia linea bianca.

Il primo riquadro, a partire dall'alto, contiene a sua volta dei sotto-riquadri che riportano informazioni varie.

Il primo in alto a sinistra contiene informazioni sull'amministratore, il secondo sul condominio gestito, il terzo sulla procedura.

All'interno del riquadro ci sono due immagini.

Cliccando sull'immagine a sinistra la procedura si collega al sito www.piasoft.it e visualizza la pagina che tratta della gestione condominiale.

Cliccando sull'immagine a destra la procedura si collega al sito www.piasoft.it e visualizza la pagina dei contatti dalla quale è possibile inviare una e-mail all'indirizzo piasoft@piasoft.it

Al di sotto di questi, ci sono ulteriori tre riquadri.

Il primo a sinistra mostra la data dell'ultima registrazione riportata sul giornale contabile, l'ultimo a destra mostra la data di elaborazione dei dati immessi.

Questa data, ovvero quella in cui sono eseguiti i calcoli dei prospetti contabili, non è a libera scelta dell'utilizzatore, ma è imposta dalla procedura nel rispetto del seguente criterio:

Se la data del giorno in cui l'utilizzatore sta usando la procedura ricade nell'esercizio la data di elaborazione è posta automaticamente come la data del giorno, se ricade dopo la fine dell'esercizio è posta uguale alla data di fine esercizio.

Ad esempio se l'esercizio è quello dell'anno 2022, per ogni utilizzo della procedura in una data successiva al 31-12-2022 la data di elaborazioneizzo rimane fissa al 31-12-2022.

Al centro è presente un riquadro vuoto che potrà contenere avvisi o avvertenze, al verificarsi di determinate condizioni.

Gli altri tre riquadri racchiudono solo i pulsanti che avviano le funzioni proprie della procedura. Ogni pulsante riporta una etichetta che riassume o ricorda la funzione che è in grado di attivare.

Etichetta del riquadro	Tipo di funzioni eseguibili tramite i pulsanti contenuti nel riquadro
AMMINISTRATORE e CONDOMINIO	Input o variazione dei dati che riguardano l'Amministratore e il Condominio e che normalmente non variano con l'esercizio contabile.
ESERCIZIO	Funzioni della procedura che riguardano l'Esercizio contabile gestito.
ALTRE FUNZIONI	Funzioni straordinarie sulla procedura o funzioni che non riguardano la gestione contabile.

I pulsanti del foglio MENÙ sono variamente colorati in funzione del tipo di operazione che eseguono, secondo i seguenti codici colore :

Colore	Tipo di operazione
VERDE SMERALDO	Immissione e variazioni di prospetti di input dati, moduli per stampe, sommari e note da stampare.
ROSSO SCARLATTO	Esecuzione di elaborazioni dei dati e visualizzazione dei risultati.
BLU AVIAZIONE	Creazione di file PDF.
ROSSO PRUGNA SCURO	Creazione cartelle di lavoro EXCEL.
CASTAGNA	Sussidi per l'utilizzatore.
CERULEO SCURO	Operazioni straordinarie eseguibili dalla procedura.
ORO	Guide PDF ed Help in linea.

Si riporta, di seguito, una breve illustrazione delle funzioni associate ai pulsanti, riportati in separate tabelle a seconda del riquadro che li contiene.

Riquadro : AMMINISTRATORE e CONDOMINIO

Riquadro: AMMINISTRATORE

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
DATI PERSONALI	Visualizzazione di un prospetto ove fornire o variare i valori dei dati relativi all'amministratore.
PROMEMORIE	Visualizzazione di due fogli EXCEL ciascuno contenente informazioni scritte dallo stesso utilizzatore quali suoi promemoria nella gestione del condominio.

Riquadro: CONDOMINIO

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
DATI GENERALI	Visualizzazione di un prospetto ove fornire o variare i valori dei dati generali del condominio.
UNITÀ IMMOBILIARI	Visualizzazione di due prospetti ove fornire o variare i valori dei dati relativi alle unità funzionali e alle unità immobiliari costituenti il condominio.
TABELLE MILLESIMALI	Visualizzazione di tre prospetti riportanti i valori dei millesimi per le varie tabelle relative alle unità funzionali, alle unità immobiliari e ai condomini. È consentito fornire o variare i dati relativi alle sole tabelle millesimali per unità funzionali. Le tabelle per unità immobiliari e per condomini sono costruite dalla procedura in base ai dati delle tabelle per unità funzionali.
CONDÒMINI	Visualizzazione di un prospetto ove fornire o variare i valori dei dati relativi ai condomini e ai proprietari delle unità immobiliari.
PROPRIETÀ IMMOBILIARI	Visualizzazione di un prospetto ove fornire o variare i valori dei dati di una eventuale proprietà condominiale. È considerata proprietà condominiale una unità immobiliare di proprietà comune a tutti i condomini, ma catastalmente individuata come indipendente e quindi con proprio subalterno e dalla quale il condominio può trarre un reddito, a sua volta da assegnare ai condomini comproprietari, per i quali è reddito soggetto ad imposta.
RISORSE PATRIMONIALI	Visualizzazione di due fogli EXCEL contenenti uno due prospetti relativi alle attrezzature di proprietà del condominio e l'altro due prospetti contenenti un elenco dei depositi cauzionali e altre somme depositate presso terzi.

Riquadro: CONFIGURAZIONE DELLE STAMPE

I MODULI sono una serie di fogli che riportano i modelli di alcuni tipici documenti utilizzati nella gestione condominiale, quali comunicazioni, certificazioni, ecc.

Tali modelli contengono delle parti prefissate valide cioè per tutti i condomini e delle parti variabili riguardanti soltanto il condomino cui ad esempio la comunicazione è intestata.

È possibile personalizzare i moduli, variando la parte prefissata della comunicazione, modificandone testi e di immagini, ma non possono essere variati, sia per posizione che per lunghezza, i campi, ovvero quella parte della comunicazione che viene scritta in automatico dalla procedura ed è relativa al singolo condomino intestatario.

I campi sono facilmente individuabili perché sui moduli proposti appaiono come testi racchiusi fra parentesi quadre oppure come celle bordate da linee tratteggiate e/o con sfondo colorato.

I moduli devono essere variati nella parte prefissata quando è necessario adeguarla al particolare oggetto della comunicazione.

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
COPERTINA FASCICOLI	Visualizzazione della copertina dei fascicoli. È possibile apportare variazioni alla stessa, rispettando però la posizione dei campi, ovvero gli intervalli di celle con sfondo grigio chiaro che saranno scritti direttamente dalla procedura. Ai campi non è possibile apportare variazioni.
DICITURE FOGLI STAMPE	Visualizzazione di un prospetto ove fornire o variare i valori delle diciture delle intestazioni e dei piè-di-pagina che l'utilizzatore desidera siano riportati sulle pagine dei PDF creati.
MODULISTICA	I moduli attualmente forniti con la procedura sono: COMUNICAZIONI AI CONDOMINI Comunicazione generica Rateazione contributi esercizio Lettera sollecito pagamenti Lettera diffida pagamenti Lettera con ricevuta di pagamento CONVOCAZIONI ASSEMBLEE Convocazione Assemblea singola per destinatario Convocazione Assemblea unica per tutti i condomini RICEVUTE DI CONSEGNA DOCUMENTAZIONE CONDOMINIALE A CONDOMINI Convocazione assemblea Documentazione Condominiale CERTIFICAZIONI A CONDOMINI Certificazioni Redditi Immobiliari MODULI PRECOMPILATI DA FORNIRE A CONDOMINI Delega per Assemblea Condominiale
OPZIONI DI STAMPA	Visualizzazione di un prospetto con varie opzioni disponibili per l'utilizzatore relative alla creazione dei PDF delle stampe.

Prospetto: ESERCIZIO

Riquadro: DATI ESERCIZIO

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
DATI GENERALI	Visualizzazione di un prospetto ove fornire o variare i valori dei dati dell'esercizio.
PIANO DEI CONTI	Visualizzazione di quattro prospetti ove fornire o variare i valori del piano dei conti condominiali.
PREVENTIVO SPESE	Visualizzazione di un prospetto ove fornire o variare i valori del preventivo di spese per l'esercizio.
TERZI AL CONDOMINIO	Visualizzazione di un prospetto ove fornire o variare i valori dei dati dei fornitori, dei creditori e dei debitori del condominio
GEST. SPECIALI E FONDI	Visualizzazione di due prospetti ove fornire o variare i valori dei dati delle gestioni speciali e delle gestioni dei fondi.
GIORNALE CONTABILE	Visualizzazione del foglio "iGIORNALE", il cui prospetto costituisce il giornale contabile ovvero il documento sul quale occorre riportare le operazioni contabili effettuate nel corso dell'esercizio. Maggiori informazioni d'uso sono fornite nel foglio hGuidaScritture.

Riquadro: ELABORAZIONI INIZIO ESERCIZIO

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
STATO PATRIMONIALE	Elaborazione dai dati del giornale contabile dello stato patrimoniale iniziale e visualizzazione del relativo prospetto.
RIPARTO SPESE PREVENTIVO	Elaborazione del riparto delle spese preventivate e visualizzazione del relativo prospetto.
RATEAZIONI QUOTE	Elaborazione delle rateizzazione delle quote dovute dai condomini e visualizzazione del relativo prospetto.
BILANCIO PREVENTIVO	Elaborazione del bilancio preventivo dell'esercizio e visualizzazione del relativo prospetto.

Riquadro: COMPILAZIONI

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
RICEVUTE	Visualizzare di un prospetto ove fornire i dati per redigere una singola ricevuta di pagamento quote o per creare un file EXCEL che riporta tutte le ricevute delle quote ancora da pagare da parte dei condomini che alla data dell'elaborazione non hanno ancora completato il versamento delle quote condominiali di loro spettanza per l'esercizio.
BOLLETTINI POSTALI	Visualizzare di un prospetto ove fornire i dati per redigere un singolo bollettino postale di pagamento quote o per creare un file EXCEL che riporta tutti i bollettini postali delle quote ancora da pagare da parte dei condomini che alla data dell'elaborazione non hanno ancora completato il versamento di quote condominiali di loro spettanza per l'esercizio. Il pulsante non è visualizzato se il conto corrente non è di Poste Italiane

Riquadro: ELABORAZIONI IN CORSO DI ESERCIZIO

Tutte le elaborazioni indicate dai pulsanti del riquadro sono eseguite sulle registrazioni riportate sul giornale e quindi i prospetti creati quali risultati dell'elaborazione effettuata sono aggiornati alla data dell'ultima operazione contabile riportata sul giornale.

Se la data dell'ultima registrazione coincide con l'ultimo giorno del periodo i prospetti sono ovviamente dei documenti a consuntivo.

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
RIEPILOGO USCITE	Elaborazione delle uscite riportate sul giornale di contabilità e visualizzazione del prospetto di riepilogo delle uscite secondo le suddivisioni individuate nel piano dei conti e del prospetto di raffronto fra le spese preventivate e quelle effettivamente sostenute, sempre suddivise in voci.
RIEPILOGO ENTRATE	Elaborazione delle entrate riportate sul giornale di contabilità e visualizzazione del prospetto di riepilogo delle entrate secondo il piano dei conti.
RIPARTO SPESE	Elaborazione e visualizzazione del riparto fra i condomini delle spese sostenute.
RIPARTO ENTRATE VARIE	Elaborazione e visualizzazione del riparto delle entrate varie da assegnare ai condomini.
RENDICONTO D'ESERCIZIO	Elaborazione e visualizzazione del prospetto del rendiconto di esercizio e di tutti gli altri prospetti che costituiscono tale rendiconto. La pressione su questo pulsante elabora tutti i prospetti che costituiscono le elaborazioni associate ai pulsanti al di sopra di questo nello stesso riquadro.
STATO PATRIMONIALE	Elaborazione e visualizzazione del prospetto dello stato patrimoniale e dei prospetti dei crediti e dei debiti del condominio, con debitori e creditori.

Riquadro: ELABORAZIONI FISCALI

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
DATI per CU e 770	Elaborazione e visualizzazione dei due prospetti contenenti i dati per le Certificazioni Uniche e la dichiarazione delle somme corrisposte secondo il modello 770.

Riquadro: SITUAZIONI CONTABILI

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
TABELLARE (Tutti i condomini)	Elaborazione dei dati necessari a stabilire la situazione contabile di tutti i condomini e successiva visualizzazione di tre prospetti che la riportano e riassumono.
A SCHEDE (Tutti i condomini)	Creazione di un file EXCEL contenente le schede contabili dei singoli condomini.
SCHEDA CONDOMINO (con comproprietari)	Creazione di un file EXCEL contenente la scheda contabile del condomino con i distinti versamenti da parte dei singoli comproprietari. Si ricorda che i comproprietari sono normalmente considerati unitariamente come un unico condomino nei vari prospetti contabili.

Riquadro: ELABORAZIONI SUSSIDIARIE

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
RIPARTI SUB-CONDOMINI	Visualizzazione di un prospetto che permette di ripartire una spesa o una entrata fra i soli condomini di un sub-condominio o condominio parziale.
SUDDIVISIONE SPESE PROPRIETARI-INQUILINI	Visualizzazione di un prospetto che permette di eseguire la suddivisione delle spese fra condomino e inquilino.
REGISTRAZIONI CONTABILI PER CONTO DI SPESE	Visualizza un prospetto sul quale sono riportate tutte le spese sostenute alle quali è stato assegnato un particolare codice di conto di spesa.

Riquadro: STAMPE IN PDF

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
COMUNICAZIONI	Visualizzazione di una finestra di dialogo dove scegliere la comunicazione a condomini da elaborare e stampare.
CONVOCAZIONI	Visualizzazione di una finestra di dialogo dove scegliere la convocazione di assemblea da elaborare e stampare.
FASCICOLI DATI	Visualizzazione di una finestra di dialogo dove scegliere il fascicolo di dati da stampare.
BILANCI	Visualizzazione di una finestra di dialogo dove scegliere il bilancio da stampare ed eventualmente apportare variazioni alle note al BILANCIO PREVENTIVO.
CERTIFICAZIONI	Visualizzazione di una finestra di dialogo dove scegliere il certficato da stampare.
STAMPATI DA COMPILARE	Visualizzazione di una finestra di dialogo dove scegliere il documento da stampare.

Prospetto: ALTRE FUNZIONI

Riquadro: GUIDE ALL'USO

I pulsanti potrebbero non essere visibili se mancano i file che dovrebbero visualizzare.

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
HELP in LINEA	Visualizzazione tramite browser di una breve guida che illustra il prospetto del foglio MENÙ.
MANUALE in PDF	Visualizzazione del MANUALE in PDF della procedura.
NORME CONDOMINIALI	Visualizzazione delle NORME sul CONDOMINIO.

Riquadro: ESPORTAZIONE E IMPORTAZIONE DATI

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
ESPORTAZIONE DATI	Esportazione dei dati del condominio in una nuova cartella EXCEL con lo scopo di avere una copia di riserva dei dati del condominio alla data dell'esportazione.
IMPORTAZIONE DATI	Importazione dei dati di un condominio precedentemente esportato. È possibile importare i dati solo se sono stati esportati con stessa versione della procedura nella quali li si importa. Il numero della procedura è del tipo XX.YY dove XX è la versione, YY la revisione. Per la riuscita dell'operazione conta la versione, la revisione è ininfluente.

Riquadro: ELABORAZIONI STRAORDINARIE

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
CREAZIONE GIORNALE DI CONTABILITÀ PER L'ESERCIZIO SUCCESSIVO	Creazione del foglio per il Giornale Contabile del nuovo successivo esercizio dello stesso condominio. Sono riportati automaticamente i dati del rendiconto dell'esercizio gestito come dati iniziali del giornale contabile del nuovo esercizio.

Riquadro: ELABORAZIONI COMPLEMENTARI

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
ANAGRAFE CONDOMINIALE	Apertura della cartella EXCEL riportante le schede di anagrafe condominiale sulle quali intervenire fornendo o variando i dati. Se il file non esiste la procedura lo crea, ma senza riportare alcun dato specifico, solo come modello da compilare.

Riquadro: USCIRE DALLA PROCEDURA

Testo sul Pulsante	Operazione svolta
ESCI	Visualizzazione di una finestra di dialogo per scegliere di salvare o non salvare il file della procedura. La procedura è chiusa rimanendo nell'ambiente di lavoro EXCEL.